Klartext: Strategische Vorteile durch einfache Sprache

Nicht umsonst heißt es im Englischen: „Keep it simple, stupid.“ Gerade Führungskräfte sollten sich diesen Grundsatz zu Herzen nehmen. Je klarer und unkomplizierter ein Konzept formuliert ist, desto mehr Menschen können es verstehen und umsetzen. Einfachheit zahlt sich zudem oft durch geringere Kosten und schnellere Abläufe aus. Dieses Prinzip prägt inzwischen viele Bereiche des Geschäftslebens, von der Optimierung von Lieferketten bis hin zur Gestaltung benutzerfreundlicher Websites und Apps. Trotzdem wird die Bedeutung einer klaren, verständlichen Sprache bei der Vereinfachung von Abläufen in vielen Unternehmen immer noch unterschätzt.

Ein nicht unerheblicher Teil der Arbeit von Lektoren besteht darin, verschachtelte Sätze zu kürzen oder Fachjargon durch allgemein verständliche Begriffe zu ersetzen. Dennoch bleibt das Potenzial klarer und einfacher Sprache in vielen Unternehmen ungenutzt, da deren Bedeutung oft verkannt wird oder sie lediglich als notwendige Maßnahme zur Erfüllung von Barrierefreiheitsanforderungen angesehen wird. Richtig angewandt kann einfache Sprache jedoch noch viel mehr bewirken.

Was ist einfache Sprache?

Im Kern sorgt einfache Sprache dafür, dass ein Text für den Leser wirklich nützlich ist. Laut der International Plain Language Federation bedeutet das, dass Wortwahl, Aufbau und Gestaltung so gewählt sind, dass die Informationen für den Leser leicht auffindbar, verständlich und anwendbar sind.

Die Internationale Organisation für Normung (ISO) hat diesen Ansatz 2023 in vier Grundprinzipien zusammengefasst:

• Der Leser erhält relevante Informationen.
• Der Leser findet schnell, was er sucht.
• Die präsentierten Inhalte sind für den Leser leicht verständlich.
• Der Leser kann die Informationen problemlos anwenden.

Es herrscht oft die Meinung, einfache Sprache gehe immer mit einem Verlust an inhaltlicher Tiefe einher. Das entspricht jedoch nicht der Wahrheit. Im Mittelpunkt stehen die Bedürfnisse des Lesers. Auch komplexe und anspruchsvolle Themen können verständlich vermittelt werden, solange sie so aufbereitet sind, dass die Zielgruppe sie gut aufnehmen kann.

Regulierung

Einfache Sprache ist ein wichtiger Schritt hin zu mehr Inklusion und Barrierefreiheit. Der Druck, sie zu verwenden, hat in den letzten Jahren zugenommen, da weltweit immer mehr entsprechende Vorschriften gelten. Wer auf diese Veränderungen nicht reagiert, riskiert rechtliche Konsequenzen und einen Imageschaden.

Verschiedene Behörden, wie die Australian Securities and Investments Commission oder die Competition and Markets Authority im Vereinigten Königreich, verlangen bereits in vielen Bereichen den Einsatz von einfacher Sprache. Seit Juni 2025 fordert auch der European Accessibility Act der Europäischen Union, dass Unternehmen wie Finanzdienstleister und Anbieter digitaler Services einfache Sprache als Teil ihrer Maßnahmen zur Barrierefreiheit verwenden.

Die Anforderungen im Hinblick auf die Barrierefreiheit nehmen weiter zu. Führungskräfte müssen daher stets im Blick behalten, welche Regelungen für das eigene Unternehmen relevant sind, sonst drohen Strafen. Klare Sprache ist dabei nur ein Aspekt, eröffnet jedoch vielfältige Vorteile, wenn sie als Chance und nicht ausschließlich als Pflicht verstanden wird.

Der geschäftliche Nutzen einfacher Sprache

Der Einsatz klarer Sprache eröffnet zahlreiche Chancen, Prozesse effizienter und kostengünstiger zu gestalten. Gerade in einer Zeit, in der ESG-Aspekte immer mehr in den Vordergrund rücken und künstliche Intelligenz an Bedeutung gewinnt, wird verständliche Kommunikation zu einem entscheidenden Faktor. Nur wer klar kommuniziert, kann das Vertrauen der Kunden sichern und im Wettbewerb bestehen.

Effizienz

Laut der Studie State of Business Communication in Germany 2024 von Grammarly und Statista verlieren zwei Drittel der befragten Beschäftigten wöchentlich bis zu zwei Stunden Arbeitszeit durch Missverständnisse und umständliche Kommunikation, was Unternehmen jährlich 11,5 Arbeitstage pro betroffenem Mitarbeiter kostet. Darüber hinaus berichten 43 % der Angestellten von einer gesunkenen Produktivität aufgrund mangelhafter Kommunikation.

Obwohl bei einfacher Sprache meist das Lesen im Fokus steht, bringt sie auch im Schreibprozess viele Vorteile mit sich. Einfache Sprache kann die Zeit, die für das Schreiben benötigt wird, deutlich verkürzen. Nach entsprechender Schulung ist eine Zeitersparnis von bis zu 50 % möglich. Das liegt zum Teil daran, dass Texte in einfacher Sprache oft kürzer sind. Einfaches Schreiben bewirkt allerdings auch, dass der Autor den Fokus von Beginn an auf das Wesentliche legt. Dies bedeutet für das Lektorat ebenfalls weniger Zeitaufwand für Überarbeitungen und Korrekturen.

Der Austausch zwischen Autoren und Lektoren kann besonders bei komplexen Texten viel Zeit in Anspruch nehmen. Einfache Sprache führt zu weniger Nachfragen und erleichtert dem Lektorat die Einschätzung, welche Änderungen notwendig sind. Ein schnellerer Redaktionsprozess ermöglicht es, Inhalte früher zu veröffentlichen und so Kunden in einem wettbewerbsintensiven Umfeld mit aktuellen Informationen zu versorgen.

Zwar lassen sich Überarbeitungen nie ganz vermeiden, eine einfache Sprache hilft jedoch, sowohl im Ursprungstext als auch bei Rückfragen Missverständnisse und somit unnötige Mehrfachkorrekturen zu vermeiden.

Kundeninteraktion

Kundenservice ist ein weiterer Geschäftsbereich, der von der Verwendung einfacher Sprache profitieren kann. Im Jahr 2004 erprobte ein kanadisches Beratungsunternehmen bei einem Finanzdienstleister den Einsatz von Kundendokumenten in einfacher Sprache.

Mit der Umstellung auf Dokumente in einfacher Sprache konnten sowohl die Effizienz als auch der Kundenservice messbar verbessert werden:

• Die Gesprächsdauer sank um 10,5 %.
• Die Fehlerquote bei den Mitarbeitern verringerte sich um 77,1 %.
• Die Gesamtproduktivität stieg um 36,9 %.

Das Team konnte nicht nur mehr Kunden in kürzerer Zeit betreuen, sondern verstand auch die Inhalte besser und fand die benötigten Informationen schneller. Das führte zu einer deutlich höheren Servicequalität.

Nach Abschluss des Tests zeigte sich zudem, dass über 61 % der Beschäftigten mit den neuen Dokumenten zufriedener waren. Gut verständliche und leicht zugängliche Materialien geben den Mitarbeitern mehr Sicherheit im Arbeitsalltag, steigern die Motivation und stärken die Bindung an das Unternehmen.

Auch das US-Finanzamt hat 2024 seine Schreiben barrierefreier gestaltet. Das Ergebnis: 16 % weniger Steuerzahler griffen als ersten Schritt zum Telefonhörer, um den Kundenservice zu kontaktieren. Klare Informationen bieten also großes Potenzial, denn wenn Kunden eigenständig Antworten finden, wird das Personal entlastet. Das bringt zahlreiche Vorteile für das Unternehmen, zum Beispiel eine höhere Mitarbeiterbindung und geringere Kosten durch weniger Fluktuation.

Verständliche und barrierefreie Sprache ermöglicht zudem, neue Kundengruppen zu erreichen. In Deutschland sind laut Summ AI bis zu 20 Millionen Menschen mit komplizierten Texten überfordert. Unternehmen, die einfache, inklusive Sprache verwenden, steigern nicht nur ihre Reichweite, sondern erfüllen auch einen wichtigen gesellschaftlichen Auftrag.

Vertrauen und Glaubwürdigkeit

Immer mehr Verbraucher achten darauf, wie stark ihr eigenes Handeln die Umwelt beeinflusst und wie Unternehmen mit gesellschaftlichen Themen umgehen. Vertrauen aufzubauen und zu erhalten wird so zu einem wichtigen Erfolgsfaktor. Gleichzeitig kann eine einzige Fehlentscheidung schnell dazu führen, dass Kunden und Geschäftspartner eine Marke boykottieren.

In einer gemeinsamen Studie untersuchten die britischen Unternehmen Fleet Street und Trajectory im Jahr 2024, wie viele Verbraucher einige der gängigen Begriffe aus der Unternehmenskommunikation zum Thema Nachhaltigkeit korrekt definieren können. Zwar konnten 59 % der Befragten mit dem geläufigen Begriff „net zero“ (Netto-Null) etwas anfangen, dennoch blieb für viele unklar, worum es im Kern eigentlich geht. Bei Begriffen, die vor allem in der Unternehmenskommunikation verwendet werden, wie „carbon offsetting“ (CO2-Kompensation), sank das Verständnis erheblich. In diesem Fall wussten nur 11 % der Befragten, was damit gemeint ist.

Auch der Better Futures Report 2024 von Kantar New Zealand kommt zu ähnlichen Ergebnissen. In der Umfrage gab ein erheblicher Teil der Befragten an, das Label „net zero“ auf Verpackungen nicht zu verstehen. Wie schon in der britischen Studie, in der 41 % der Teilnehmer bei dem Begriff unsicher waren, wussten auch hier 30 % nicht, was damit gemeint ist. Die Ausgabe des Berichts für das Jahr 2025 zeigt zudem, dass 66 % der Verbraucher die Kommunikation von Unternehmen über ihre sozialen und ökologischen Verpflichtungen als verwirrend empfinden.

Dieses fehlende Verständnis stellt für Unternehmen, die sich mit einem nachhaltigen Image von der Konkurrenz abheben wollen, eine echte Hürde dar. Wenn die Botschaften bei so vielen Verbrauchern nicht ankommen, entgehen dem Unternehmen zahlreiche Verkaufsmöglichkeiten. Wer auf klare, nachvollziehbare Kommunikation setzt und auf Fachbegriffe verzichtet, gewinnt an Glaubwürdigkeit und festigt das Vertrauen in die eigene Marke.

Zahlreiche Untersuchungen belegen, dass Verbraucher großen Wert auf umweltfreundliche Angebote legen. Viele Verbraucher bevorzugen zunehmend Produkte, die als umweltfreundlich beworben werden. Da Nachhaltigkeit immer mehr zum zentralen Verkaufsargument wird, steigt aber auch die Zahl entsprechender Angebote. In diesem Umfeld entscheiden sich Käufer eher für das Produkt, dessen ökologische Vorteile klar und verständlich dargestellt werden, während Angebote mit unverständlichem Fachjargon weniger überzeugen.

Im Jahr 2022 nahm die Australian Competition and Consumer Commission die Online-Auftritte von 247 australischen Unternehmen unter die Lupe. Dabei zeigte sich, dass 57 % von ihnen problematische oder fragwürdige Aussagen zu Nachhaltigkeit und Umweltaspekten machten.

Aufsichtsbehörden werden die ESG-Aussagen und das Marketing von Unternehmen in Zukunft noch genauer prüfen. Wer Formulierungen verwendet, die weder für den Verfasser noch für die Leser vollständig verständlich sind, läuft Gefahr, unbeabsichtigt irreführende Aussagen zu treffen. Klare und verständliche Aussagen verringern dieses Risiko, stärken das Vertrauen von Behörden und Interessengruppen und helfen, negative Berichterstattung zu vermeiden, welche die Meinung der Verbraucher beeinflussen könnte.

Auch die Kantar-Umfrage aus dem Jahr 2025 zeigt, dass 47 % der Verbraucher Unternehmen misstrauen, wenn diese über soziale und ökologische Themen sprechen. Vertrauen ist also keineswegs selbstverständlich, sondern muss aktiv aufgebaut werden. Wenn ein Unternehmen offen und klar kommuniziert, was es wirklich tut, wächst das Vertrauen in die Marke. So entsteht die Grundlage für eine langfristige Kundenbindung.

Auch in der offiziellen Unternehmenskommunikation zahlt sich Klarheit aus. Eine Studie aus dem Jahr 2017, veröffentlicht im Journal of Financial Economics, zeigt, dass Aktionäre ein Unternehmen um 2,5 % niedriger bewerten, wenn Finanzberichte in komplizierter Sprache verfasst sind. In Fällen, in denen Investoren besonders stark auf Geschäftsberichte zurückgreifen, kann der Effekt sogar bis zu 3,3 % betragen.

Unabhängig vom Kontext gilt, dass Menschen eher bereit sind, sich auf ein Unternehmen einzulassen, wenn sie auf Anhieb verstehen, was es tut und wofür es steht.

Kosteneffizienz und schnellere Entscheidungen

Einfache Sprache sorgt dafür, dass Inhalte genau zur Zielgruppe passen. Innerhalb des Unternehmens bedeutet das, dass Führungskräfte und Mitarbeiter Informationen schnell erfassen können, um fundierte Entscheidungen zu treffen und entsprechend zu handeln.

Eine Studie aus dem Jahr 1991 verglich die Lesezeiten von US-Marineoffizieren bei Berichten in einfacher Sprache und in traditionell bürokratischem Stil. Dabei zeigte sich, dass die Version in einfacher Sprache um 17,2 % schneller gelesen wurde.

Die Autoren berechneten auf Basis des durchschnittlichen Stundenlohns von Marineoffizieren und einer angenommenen Leseleistung von 50 Seiten pro Woche, dass sich pro Jahr Zeit im Wert von 26,5 Millionen US-Dollar einsparen ließe, wenn alle Berichte in einfacher Sprache verfasst wären. Diese Schätzung bezieht sich ausschließlich auf die Lesezeit und berücksichtigt noch nicht das zusätzliche Einsparpotenzial durch den vereinfachten Schreibprozess.

Schnell lesen zu können ist das eine, die Informationen auch wirklich nutzen zu können, aber etwas anderes. Aus diesem Grund untersuchte die Studie auch, wie gut die Offiziere das Gelesene tatsächlich verstanden. Leser der einfacheren Version beantworteten Verständnisfragen deutlich häufiger korrekt. Zudem hatte nur etwa die Hälfte das Gefühl, den Text noch einmal lesen zu müssen, um den Inhalt wirklich zu verstehen.

Wenn Berichte und Memos verständlich formuliert sind, fällt es leichter, ihren Inhalt zu erfassen und richtige Entscheidungen im Sinne des Unternehmens zu treffen. Werden Informationen auf Führungsebene falsch verstanden, kann das nicht nur die finanzielle Entwicklung, sondern auch den Ruf der Firma gefährden. Klar geschriebene Dokumente helfen dabei, Risiken im Arbeitsalltag deutlich zu verringern.

Schulung

Gut aufbereitete Schulungsunterlagen erleichtern die Einarbeitung und Weiterbildung, da sie praktische Hinweise anschaulich vermitteln. Der Start in einen neuen Job ist oft schon für sich genommen herausfordernd. Kommt dann noch eine große Menge an Informationen hinzu, die in kurzer Zeit aufgenommen werden muss, kann das leicht überfordern und den Lernprozess ausbremsen.

Schulungen, die durch klare und präzise Anleitungen überzeugen, ermöglichen es Mitarbeitern, sich neues Wissen schneller anzueignen. Angesichts durchschnittlicher Kosten von etwa 2.710 Pfund pro Trainee, wie sie die Employer Skills Survey des britischen Bildungsministeriums 2024 ausweist, bietet eine Vereinfachung und Straffung des Schulungsprozesses die Chance, Ausgaben zu senken und neue Mitarbeiter rascher produktiv ins Unternehmen einzubinden.

Bessere KI-Ergebnisse

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) im Unternehmensalltag ist mit Risiken verbunden, doch der Gebrauch einfacher Sprache kann helfen, diese zu minimieren. In vielen Bereichen werden spezielle KI-Tools entwickelt, um Abläufe zu automatisieren. Während in der Landwirtschaft vor allem mit Bildern gearbeitet wird, spielen in der Rechtsberatung Texte eine zentrale Rolle.

Wird eine KI mit klar und einfach formulierten Texten trainiert, bleibt dieser Stil auch in ihren Antworten erhalten. Die Verständlichkeit des Trainingsmaterials macht die Ergebnisse zugleich präziser. Für Unternehmen, die ein Tool für verständliche Kommunikation und Berichte wünschen, ist das besonders attraktiv.

Einfache Sprache sorgt außerdem dafür, dass alle Leser KI-generierte Inhalte auf die gleiche Weise verstehen, sodass weniger Raum für Missverständnisse bleibt. Das beschleunigt die Abstimmung unter Entscheidungsträgern und macht Diskussionen produktiver.

Viele große Sprachmodelle formulieren ihre Antworten in einem souveränen Ton und wirken dadurch besonders vertrauenswürdig. Dennoch passieren diesen Tools immer wieder Fehler oder sie geben falsche Informationen aus – ein Umstand, der als „Halluzinieren“ bekannt ist. Schreibt eine KI in einfacher Sprache, lassen sich solche Irrtümer leichter erkennen, bevor sie unternehmensrelevante Entscheidungen beeinflussen.

Das Training einer KI ist jedoch zeitaufwendig und teuer, sodass individuelle KI-Lösungen für die meisten Unternehmen nicht realisierbar sind.

Chat-Tools

Immer mehr Branchen, von Internetanbietern bis hin zu Banken, integrieren KI-Chat-Tools in ihre Websites und Apps. Bei sinnvoller Anwendung bieten diese Chats eine praktische Alternative zum Anruf oder zur E-Mail, vor allem bei einfachen Anliegen. Das entlastet die Mitarbeiter, sodass sie sich stärker auf komplexe Fälle konzentrieren können, wo menschliche Kompetenz besonders gefragt und von den Kunden geschätzt wird.

Je mehr Unternehmen solche Tools einführen, desto wichtiger wird es, sie für Kunden attraktiv zu gestalten, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu bleiben. Einfache Sprache kann dabei helfen, vor allem mit Blick auf Benutzbarkeit, Funktionalität und Verlässlichkeit.

Nutzen diese Tools in ihren Antworten einfache Sprache, werden sie von Kunden als besonders benutzerfreundlich wahrgenommen, da die Kommunikation natürlich und unkompliziert abläuft. Diese leichte Handhabung erhöht gleichzeitig die Funktionsfähigkeit des Tools und macht es für Nutzer zu einer attraktiven Lösung, um Anliegen und Fragen effektiv zu klären.

Einfache Sprache sorgt außerdem dafür, dass Kunden mit diesen Tools zuverlässig die gewünschten Ergebnisse erzielen. Das fördert die Bereitschaft, solche Angebote weiter zu nutzen. Wenn die Tools Probleme nicht zuverlässig lösen, wenden sich Kunden wieder an das Personal zurück. Zudem können schlechte Erfahrungen mit den Tools dem Ansehen des Unternehmens schaden.

Die Integration einfacher Sprache in KI-Tools stellt sicher, dass sie dem Unternehmen als verlässliche Unterstützung dienen und nicht zum Risiko werden.

Einfache Sprache fest im Unternehmen verankern 

Die Umstellung auf einfache Sprache passiert nicht von heute auf morgen. Wer sich im Vorfeld mit den verschiedenen Möglichkeiten beschäftigt und einen strukturierten Plan entwickelt, spart Zeit und Ressourcen bei der Umsetzung.

Regulierungen als Leitfaden

Die für das Unternehmen geltenden Regulierungen bieten einen guten Ausgangspunkt für die Einführung einfacher Sprache. Die Erfüllung regulatorischer Vorgaben sollte bei jeder Strategie an erster Stelle stehen, da sich so rechtliche und reputationsbezogene Risiken wirksam begrenzen und gleichzeitig die Erwartungen von Kunden sowie anderen Interessengruppen besser erfüllen lassen.

Unternehmensweite Veränderung

Einfache Sprache nur in einzelnen Bereichen einzuführen, greift zu kurz. Eine Umstellung bietet Vorteile für das gesamte Unternehmen. Erst wenn alle mitziehen, lassen sich die Vorteile wirklich voll ausschöpfen.

Mit gutem Beispiel voran

Engagiert sich die Geschäftsleitung für Klarheit und Nachvollziehbarkeit, prägt dies die Kommunikation im gesamten Unternehmen und setzt einen Maßstab, an dem sich Mitarbeiter orientieren können. Einfache Sprache macht die Kommunikation zudem persönlicher, stärkt das Vertrauen im Team und unterstreicht die Glaubwürdigkeit gegenüber externen Partnern.

Investitionen in Schulungen

Die Prinzipien der einfachen Sprache sind zwar leicht nachvollziehbar, dennoch sind gezielte Schulungen eine sinnvolle Investition für nachhaltigen Erfolg. Wenn Mitarbeiter die Regeln sicher beherrschen und anwenden, stellen sich die Vorteile im Unternehmen schneller ein. Viele Organisationen, die einfache Sprache fördern, bieten hilfreiche Materialien und Kurse an. Ihr Know-how kann dabei helfen, das Potenzial dieser Veränderung voll auszuschöpfen.

Einführung von Standards

Klare Richtlinien zur Verwendung einfacher Sprache geben Mitarbeitern Sicherheit und Orientierung im Arbeitsalltag. Dies gewährleistet, dass einfache Sprache im gesamten Unternehmen einheitlich angewendet wird und so bessere Ergebnisse erzielt werden. Wichtig ist dabei, dass auch die Richtlinien selbst in einfacher Sprache verfasst sind.

Anpassung der Richtlinien

Einfache Sprache bedeutet, sich an den Bedürfnissen der jeweiligen Zielgruppe zu orientieren. Deshalb sollten alle Materialien und Vorgaben genau auf die Abläufe im eigenen Unternehmen und die Erwartungen der Kunden abgestimmt sein, um den größtmöglichen Nutzen zu bringen.